Globale sonnen-privacyverklaring voor klanten en zakenpartners

‍

1. Wat omvat deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring informeert u over de verwerking van uw persoonsgegevens door ondernemingen die tot de sonnen-groep behoren (hierna “sonnen”, “wij” of “ons”), evenals door onze moedervennootschap Shell.

De privacyverklaring is gericht aan onze klanten, leveranciers, zakenpartners en/of investeerders, evenals aan bezoekers van onze website en het klantenportaal. Voor zover u een van de websites gebruikt die wij aanbieden, gelden bovendien onze bepalingen over gegevensbescherming en het gebruik van cookies. Meer informatie daarover vindt u in de op de website gepubliceerde privacy- en cookieverklaring.

Daarnaast kunnen in de landen waar wij actief zijn, lokale privacyverklaringen en -bepalingen gelden, die de daar toepasselijke praktijken en wettelijke vereisten weerspiegelen. Deze privacyverklaring is daarom steeds onderworpen aan de op dat moment geldende wettelijke bepalingen en wordt indien nodig daarop aangepast.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens voor welke doeleinden worden verwerkt, hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang krijgt tot uw persoonsgegevens en deze kunt actualiseren, waar u meer informatie kunt vinden en waar u een klacht kunt indienen.

2. Bijzondere aanwijzing als u jonger bent dan 16 jaar – verwerking van persoonsgegevens van kinderen

Als u jonger bent dan 16 jaar (of ouder, indien dit wettelijk zo is bepaald), stuur ons dan geen persoonsgegevens (zoals naam, adres of e-mailadres). Wilt u ons toch een vraag stellen waarvoor het nodig is persoonsgegevens in te voeren (bijvoorbeeld in verband met een opleiding of een event dat wij organiseren), neem dan contact op met uw ouders of voogden en vraag hen om zich namens u tot ons te wenden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens van en in verband met personen die klant, leverancier, zakenpartner en/of investeerder zijn:

• Privécontactgegevens (zoals naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer), voor zover nodig voor de beoogde doeleinden;
• Zakelijke contact- en overige gegevens (zoals functietitel, afdeling, bedrijfsnaam en de aanleiding voor de samenwerking met sonnen).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wet is sonnen Holding GmbH, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Duitsland, en/of het bedrijf binnen de sonnen-groep waarmee u een contractuele relatie heeft.

5. Voor welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van deze bepalingen:

5.1 Uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en uitvoering van gesloten overeenkomsten

Uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten, onder meer voor onderzoek, ontwikkeling en verbetering van de door ons aangeboden producten en diensten; het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakenpartners; het registreren en factureren van diensten, producten en materialen van en aan sonnen; de uitvoering en promotie van een zakelijke relatie, bijvoorbeeld voor het onderhouden en uitbouwen van contacten met bestaande en potentiële toekomstige klanten; en voor onze boekhouding, klantenservice en de ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën.

5.2 Organisatie van onze bedrijfsprocessen

De organisatie en het beheer van onze activiteiten, inclusief financieel en vermogensbeheer, het invoeren van controlemechanismen, rapportages, analyses, audits en interne onderzoeken.

5.3 Gezondheid en veiligheid

Ter bescherming van de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, inclusief de bescherming van het leven of de gezondheid van een persoon, controleren wij de identiteit van personen en hun toegangsrechten tot de faciliteiten en terreinen van onze ondernemingen.

5.4 Naleving van wettelijke vereisten en handhaving van rechten

Het naleven van wettelijke verplichtingen, inclusief voor het voeren van gerechtelijke procedures of het afweren van aanspraken.

5.5 Vergelijking met openbaar toegankelijke sanctielijsten

Om wettelijke verplichtingen na te leven, om activa, onze medewerkers en opdrachtnemers te beschermen en om te verzekeren dat sonnen voldoet aan alle wetgeving inzake handelscontrole, witwaspreventie, omkoping en corruptie, en andere wettelijke vereisten, voeren wij regelmatig (minstens elk kwartaal) controles uit van onze bestaande en potentiële toekomstige klanten en zakenpartners.

Deze controle gebeurt aan de hand van openbaar beschikbare of door de overheid uitgegeven sanctielijsten. Zij wordt in Europa uitgevoerd. Daarbij vergelijken wij uw voor- en achternaam met de gegevens die in de gepubliceerde sanctielijsten zijn opgenomen. In het geval van een eerste mogelijke overeenstemming controleren wij aan de hand van de bij sonnen opgeslagen gegevens (bijvoorbeeld geboortedatum, nationaliteit, adres) of deze overeenstemming daadwerkelijk juist is. Voor deze controle kan sonnen ook andere openbare bronnen gebruiken, zoals informatie van kredietinformatiebureaus. sonnen kan de betrokkene ook rechtstreeks contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen. Als sonnen de overeenstemming niet kan uitsluiten, behouden wij ons het recht voor om voor verdere beoordeling de diensten van externe adviseurs (KPMG EU) in te schakelen.

Wanneer een overeenstemming wordt vastgesteld, heeft de Shell-vennootschap Shell plc. een wettelijke meldingsplicht tegenover de US Securities and Exchange Commission (SEC). Shell Midstream Partners LP (MLP) is verplicht kwartaal- en jaarverslagen bij de SEC in te dienen. Voor zover wettelijk vereist moet sonnen melding doen aan de bevoegde lokale toezichthoudende autoriteiten.

De rechtsgrond voor deze gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, onder c) en f) AVG.

De controle leidt niet tot geautomatiseerde beslissingen met betrekking tot een bestaande of toekomstige klant of zakenpartner.

6. Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring vallen, worden uitsluitend verwerkt op basis van de volgende bepalingen:

• om op verzoek contact op te nemen met een persoon vóór het sluiten van een contract;
• om een contract dat tussen u en sonnen is gesloten uit te voeren;
• voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wetten en wettelijke voorschriften die voor ons gelden;
• voor zover dit noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde zakelijke belangen van sonnen en deze niet worden overschreden door belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden van de betrokkene; of
• (alleen indien wettelijk vereist) met de uitdrukkelijke toestemming van een persoon.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, tenzij wettelijk anders bepaald. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking tot aan het moment van intrekking.

7. Aan wie geven wij persoonsgegevens door?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de hierboven genoemde doeleinden verwerkt en uitsluitend volgens het “need-to-know”-principe doorgegeven:

• aan andere bedrijven binnen de sonnen-groep, inclusief onze moedervennootschap Shell plc., voor zover dit nodig is voor de in punt 5 genoemde doeleinden;
• binnen onze groep kunnen wij uw gegevens gebruiken om u promoties aan te bieden of u te informeren over gerelateerde producten en diensten. Dit gebeurt op basis van de door u verleende toestemming voor marketingdoeleinden. Marketingmateriaal wordt uitsluitend door ons verstuurd;

Shell’s visie op de klant

Om een positieve ervaring met de Shell-groep te waarborgen, combineren wij informatie uit de hierboven genoemde bronnen om een persoonlijk profiel van u op te stellen. Hierdoor kunt u gemakkelijker met verschillende Shell-ondernemingen interageren en beschikken wij over actuele informatie om producten en diensten te verbeteren en aanbiedingen beter af te stemmen op uw interesses.

U kunt echter bepalen hoe Shell deze informatie gebruikt. U kunt bezwaar maken tegen deze vorm van gegevenscombinatie. Verwijzing hiervoor vindt u in de onderstaande paragraaf “Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens”.

• Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan andere bedrijven binnen de sonnen Holding GmbH die producten en diensten leveren die nodig zijn voor de uitvoering van contracten met u.
• aan geautoriseerde derden, zoals handelsvertegenwoordigers, partners, dienstverleners en onderaannemers van sonnen;
• aan een bevoegde overheidsinstantie, overheid of administratie, voor zover dit nodig is om wettelijke verplichtingen na te komen.

8. Doorgifte van persoonsgegevens

Wanneer persoonsgegevens volgens bovenstaande bepalingen worden doorgegeven aan bedrijven binnen de sonnen-groep en/of aan geautoriseerde derden die zich binnen of buiten het land bevinden waarin u woont (inclusief buiten de Europese Economische Ruimte), nemen wij organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens uitsluitend voor bovengenoemde doeleinden worden verwerkt en voldoende beschermd blijven.

Deze maatregelen omvatten door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen voor gegevensoverdracht naar landen zonder passend beschermingsniveau, evenals aanvullende lokale wettelijke vereisten.

9. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

sonnen bewaart alle persoonsgegevens die worden verzameld voor het sluiten of uitvoeren van een contract met een klant, leverancier of zakenpartner, of in het kader van een offerte, gedurende de duur van de contractuele relatie en tot drie jaar na beëindiging van de samenwerking.

In alle andere gevallen worden persoonsgegevens, inbegrepen gegevens uit niet-succesvolle offertes en gegevens die volgens punt 5.5 zijn verwerkt, uiterlijk drie maanden na verzameling verwijderd.

In alle gevallen kunnen gegevens langer worden bewaard wanneer een wettelijke verplichting dit vereist (zij worden dan verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn), of korter wanneer het doel van de opslag eerder vervalt.

10. Hoe kan ik mijn persoonsgegevens raadplegen?

Wij streven ernaar om onze informatie over u zo nauwkeurig mogelijk te houden. U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens.

U kunt toegang vragen, correctie of verwijdering van uw gegevens verzoeken. Verwijdering kan alleen plaatsvinden wanneer het doel van opslag is vervallen. Daarnaast kunt u beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van de gegevens verzoeken. Neem hiervoor contact op met de hieronder genoemde verantwoordelijke.

11. Met wie kan ik contact opnemen voor meer informatie?

Uw vragen en verzoeken op basis van deze privacyverklaring kunt u richten aan de sonnen Holding GmbH, t.a.v. de directie,
Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Duitsland,
privacy-notice@sonnen.de.

Daarnaast kan ook het bedrijf binnen de sonnen Holding GmbH waarmee u een contract hebt gesloten u informatie verstrekken.

U kunt bovendien contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op het volgende adres:
Deutsche Shell Holding GmbH, Michael Seus, Suhrenkamp 71–77, 22335 Hamburg, Duitsland,
datenschutz@sonnen.de.

U kunt eveneens een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit.
De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor de sonnen Holding GmbH is:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)
Wagmüllerstraße 18
80538 München
+49 89 212 673 0
poststelle@datenschutz-bayern.de

12. Contact per e-mail of via het contactformulier

Wanneer u contact opneemt met sonnen per e-mail of via het contactformulier, worden de gegevens die u ons meedeelt (uw e-mailadres en, indien van toepassing, uw naam en telefoonnummer) door ons opgeslagen voor de verwerking van uw verzoek en voor eventuele vervolgvragen. Deze gegevens worden zonder uw toestemming niet aan derden doorgegeven. De verwerking van deze gegevens gebeurt daarom uitsluitend op basis van art. 6 lid 1 zin 1 onder a AVG. De in dit verband verzamelde gegevens blijven bij ons bewaard tot u ons verzoekt om ze te verwijderen, uw toestemming voor opslag intrekt of het doel voor de gegevensverwerking wegvalt. Wettelijke bewaarplichten en andere dwingende wettelijke bepalingen blijven onverminderd van kracht.

13. Verzameling van persoonsgegevens bij het bezoeken van onze website

Bij louter informatief gebruik van de website, dus wanneer u zich niet registreert of ons op een andere manier informatie verstrekt, verzamelen wij alleen de persoonsgegevens die uw browser naar onze server doorstuurt. Als u onze website wilt bekijken, verzamelen wij de volgende gegevens die technisch noodzakelijk zijn om u onze website te tonen en om de stabiliteit en veiligheid te waarborgen (rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG):

• IP-adres
• Datum en tijdstip van het verzoek
• Tijdzoneverschil ten opzichte van Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhoud van het verzoek (concrete pagina)
• Toegangsstatus/HTTP-statuscode
• Telkens overgedragen hoeveelheid gegevens
• Website van waaruit het verzoek komt
• Browser
• Besturingssysteem en de gebruikte interface
• Taal en versie van de browsersoftware

14. Verdere functies en aanbiedingen van onze website

Naast het louter informatieve gebruik van onze website bieden wij verschillende diensten aan die u desgewenst kunt gebruiken. Hiervoor moet u in de regel extra persoonsgegevens verstrekken die wij gebruiken om de betreffende diensten te leveren en waarvoor de hierboven genoemde beginselen van gegevensverwerking gelden.

Voor de verwerking van uw gegevens of voor de uitvoering en afhandeling van door u gevraagde diensten maken wij deels gebruik van externe dienstverleners en partnerbedrijven. Deze zijn door ons zorgvuldig geselecteerd en gecontracteerd, gebonden aan onze instructies en worden regelmatig gecontroleerd.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derden wanneer acties, prijsvragen, het afsluiten van contracten of vergelijkbare diensten samen met partners worden aangeboden. Verdere informatie hierover ontvangt u wanneer u uw persoonsgegevens verstrekt of hieronder in de beschrijving van het betreffende aanbod.

De verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van art. 6 lid 1 zin 1 onder a AVG.

Wanneer onze dienstverleners of partners gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), informeren wij u over de gevolgen hiervan in de beschrijving van het betreffende aanbod.

15. sonnenDrive

In het kader van het sonnenDrive-aanbod werkt sonnen samen met het bedrijf Fleetpool GmbH, gevestigd aan Schanzenstraße 41 d, 51063 Keulen. Wanneer u gebruikmaakt van dit aanbod, wordt het voertuigovereenkomstcontract rechtstreeks tussen u en Fleetpool gesloten. Voor het opstellen van een offerte en het uitvoeren van het contract verwerkt Fleetpool in het bijzonder de volgende gegevens die u op onze website invoert: voornaam, achternaam, factuur- en leveradres, e-mailadres, facturatie- en betaalgegevens, geboortedatum, telefoonnummer en rijbewijsgegevens. De rechtsgrond hiervoor is art. 6 lid 1 onder b AVG.

Om betalingen te kunnen verwerken, stuurt Fleetpool het specifieke betalingsbedrag door naar de door u gekozen betaaldienstverlener. Verdere informatie hierover ontvangt u tijdens het sluiten van het contract met Fleetpool.

Voor de verzending van de aangeboden sonnenDrive-laadpas geeft sonnen uw naam en adres door aan de hiervoor ingeschakelde dienstverlener Dutch Card Printing B.V. in Groningen. De rechtsgrond hiervoor is art. 6 lid 1 onder b AVG.

Met betrekking tot de via onze website ontvangen persoonsgegevens heeft sonnen GmbH met Fleetpool GmbH een overeenkomst gesloten die de gezamenlijke verantwoordelijkheid van sonnen en Fleetpool voor de verwerking van uw persoonsgegevens regelt. Gemeenschappelijk aanspreekpunt van sonnen en Fleetpool voor alle verzoeken en mededelingen aan betrokkenen in dit verband is sonnen GmbH. U kunt uw vragen en bezwaren schriftelijk richten aan de directie, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried. Telefonisch bereikt u ons via +49 8304 929 33 400 en per e-mail via datenschutz@sonnendrive.de. sonnen zal uw verzoek onmiddellijk behandelen. In het belang van een snelle en volledige beantwoording wordt de e-mail bovendien doorgestuurd naar Fleetpool.

16. SSL- of TLS-versleuteling

Om veiligheidsredenen en ter bescherming van de overdracht van vertrouwelijke inhoud, zoals aanvragen of bestellingen die u naar ons verzendt, maakt deze website gebruik van SSL- of TLS-versleuteling. U herkent een versleutelde verbinding aan het feit dat de adresbalk van uw browser verandert van “http://” naar “https://” en aan het pictogram van het slotje dat in uw browser wordt weergegeven.

Met actieve SSL- of TLS-versleuteling kunnen de gegevens die u aan ons doorgeeft niet door derden worden meegelezen.

17. Gebruik van cookies

Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website vindt u op https://www.sonnen.be/cookie-beleid.

18. E-mailveiligheid

Wanneer u elektronisch contact met sonnen opneemt, gaat u akkoord met elektronische communicatie. Wij wijzen u erop dat e-mails tijdens de overdracht onbevoegd en onopgemerkt kunnen worden meegelezen of gewijzigd. Op deze website wordt slechts gedeeltelijk gebruikgemaakt van versleutelingstechnologie. sonnen gebruikt software om ongewenste e-mails te filteren (spamfilter). Hierdoor kunnen e-mails worden geweigerd wanneer ze door bepaalde kenmerken ten onrechte als spam worden aangemerkt.

19. Beveiliging door technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen, in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen, technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of onbevoegde toegang. De toegepaste beveiligingsmaatregelen worden voortdurend verbeterd in lijn met de technologische ontwikkelingen.

20. Publicatie van vacatures / online sollicitaties

Uw sollicitatiegegevens worden door ons elektronisch verzameld en verwerkt met het doel de sollicitatieprocedure af te handelen. De rechtsgrond voor deze gegevensverwerking is art. 6, lid 1, zin 1, onder a, AVG.

Indien op uw sollicitatie een arbeidsovereenkomst volgt, kunnen de door u verstrekte gegevens, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorschriften, voor de gebruikelijke organisatorische en administratieve processen in uw personeelsdossier worden opgeslagen. De rechtsgrond voor deze gegevensverwerking is art. 6, lid 1, zin 1, onder f, AVG.

Als uw sollicitatie wordt afgewezen, worden uw verstrekte gegevens automatisch twee maanden na de bekendmaking van de afwijzing verwijderd. Dit geldt niet wanneer een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld vanwege de bewijsplicht volgens de Algemene Wet Gelijke Behandeling), of wanneer u uitdrukkelijk hebt ingestemd met een langere opslag in onze kandidaten-database.

21. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan in de loop van de tijd worden aangepast. Zij is steeds van toepassing in de actuele versie en valt onder de op dat moment geldende wettelijke bepalingen. Deze privacyverklaring werd voor het laatst bijgewerkt op 22 november 2021.